Afin de permettre aux entreprises de faire face à l’épidémie de Covid-19, plusieurs règles de négociation des accords collectifs ont été aménagées. L’objectif est de permettre aux entreprises de conduire des négociations en urgence et dans le respect des contraintes liées au confinement.
Réduction des délais de conclusions des accords, adaptation des modalités de négociation et de signature des accords : autant de mesures visant à promouvoir la négociation collective dans la période de crise sanitaire, d’autant plus que nombre de dispositifs permettant à l’entreprise d’adapter son activité à la situation d’urgence demeurent soumises à la conclusion d’un accord collectif.
1 Réduction des délais de conclusion des accords d’entreprise
L’article 8 de l’ordonnance n° 2020-428 du 15 avril 2020 raccourcit temporairement plusieurs délais relatifs à la conclusion des accords collectifs :
- Conclusion des accords d’entreprise minoritaires
Lorsque les organisations syndicales signataires d’un accord d’entreprise n’atteignent pas le seuil de 50 % des suffrages exprimés aux dernières élections mais ont recueilli plus de 30 % de ces mêmes suffrages, une consultation des salariés pour valider l’accord peut être demandée.
Les organisations syndicales disposent en principe d’un délai d’1 mois à compter de la signature de l’accord pour formuler cette demande. Ce délai d’1 mois est réduit à 8 jours durant la période d’urgence sanitaire.
De même, le délai à partir duquel la consultation des salariés peut être organisée est réduit de 8 à 5 jours.
- Conclusion des accords dans les entreprises de 50 salariés et plus dépourvues de délégué syndical
Dans ces entreprises, la négociation est possible :
- avec des représentants élus mandatés par une organisation syndicale ;
- à défaut, avec des représentants élus non mandatés ;
- à défaut, avec des salariés mandatés.
Dans ce cadre, l’employeur doit faire connaître son intention de négocier aux élus et aux organisations syndicales représentatives. Les élus souhaitant négocier doivent le faire savoir dans un délai d’1 mois.
Ce délai d’1 mois est réduit à 8 jours durant la période d’urgence sanitaire.
- Ratification des accords dans les entreprises de moins de 11 salariés (ou de 11 à 20 salariés sans CSE)
L’employeur peut négocier et conclure un accord directement avec les salariés, en communiquant à l’ensemble de son personnel les modalités de la consultation et un projet d’accord au moins 15 jours avant l’organisation officielle du vote.
Le projet d’accord doit être approuvé à la majorité des 2/3 du personnel pour être valide.
Durant la période d’urgence sanitaire, le délai d’organisation de la consultation du personnel est réduit de 15 à 5 jours.
Accord collectifs concernés par la mesure : Sont visés les accords collectifs conclus jusqu’à l’expiration d’un délai d’un mois à compter de la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire et dont l’objet est exclusivement de faire face aux conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l’épidémie de covid-19 ainsi qu’aux conséquences des mesures prises pour limiter cette propagation.
S’agissant du calendrier, l’état d’urgence sanitaire se terminera, sauf prolongation, le 24 mai prochain. Sont donc concernés par la réduction des délais les accords collectifs conclus jusqu’au 24 juin 2020.
2Les conditions de négociation durant la période d’urgence sanitaire
Les conditions de négociation peuvent également être aménagées durant la période de crise sanitaire.
Le Ministère du travail a mis à jour en ce sens son questions-réponses sur le dialogue social, précisant les modalités de la négociation collective à observer durant l’épidémie.
- L’organisation des réunions de négociation : présentiel ou à distance ?
S’il y a un caractère d’urgence à la négociation (respect du calendrier législatif ou conventionnel des négociations, nécessités liées à la réponse à la crise sanitaire) et que la réunion peut être organisée en respectant les consignes de sécurité sanitaire et les gestes barrières, les négociateurs peuvent bénéficier de l’autorisation de déplacement dérogatoire, au même titre que les salariés dont l’activité n’est pas compatible avec le télétravail et qui doivent se rendre sur leur lieu de travail.
Néanmoins, compte tenu du contexte d’épidémie, il est recommandé d’organiser les réunions de négociation collective à distance.
Celles-ci peuvent en effet se tenir en vidéoconférence ou en audioconférence, tant que le principe de loyauté de la négociation collective est respecté. Ce qui implique que les négociations soient menées collectivement et que l’ensemble des parties à la négociation soient convoquées aux réunions, sous peine de nullité de l’accord.
- La signature à distance des accords collectifs
Recours à la signature électronique
Les entreprises peuvent mettre en place un dispositif de signature électronique répondant aux exigences du règlement européen n° 910-2014 et de l’article 1367 du code civil : être lié au signataire de manière univoque, permettre d’identifier le signataire, avoir été créé à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif, être lié aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Autres modalités de signature à distance
Il est également possible d’envoyer le projet soumis à signature à l’ensemble des parties à la négociation afin que chacune le signe manuellement.
- Si les signataires disposent de moyens d’impression : ils impriment le projet, le paraphent et le signent manuellement puis le numérisent (ou prennent en photo chaque page avec leur téléphone en s’assurant que le document soit lisible) et renvoient le document signé ainsi numérisé par voie électronique ;
- S’ils ne disposent pas de moyens d’impression : un exemplaire du projet d’accord soumis à signature à chaque partie à la négociation peut être envoyé par courrier ou porteur. Une fois l’exemplaire reçu, chaque signataire peut signer et parapher puis numériser (ou prendre en photo) le document et le renvoyer par voie électronique.
Il est préférable que les signatures de l’ensemble des parties figurent sur le même exemplaire.
Si cela n’est pas possible, l’accord ainsi signé sera constitué de l’ensemble des exemplaires signés par chaque partie.
Enfin, une organisation peut donner mandat à une autre pour signer un accord collectif.
- La consultation à distance des salariés sur le projet d’accord
Du fait des risques sanitaires liés à l’épidémie, il est recommandé de ne pas réunir l’ensemble des salariés pour recueillir leur approbation à l’occasion d’une consultation.
Un dispositif électronique de recueil de l’approbation des salariés à distance peut cependant être mis en place, dans les entreprises de moins de 11 salariés dépourvues de délégué syndical ainsi que dans les entreprises de 11 à 20 salariés dépourvues également de membre élu de la délégation du personnel du CSE.
Ce dispositif doit garantir deux éléments fondamentaux : la confidentialité du vote et l’émargement des personnes consultées, afin d’éviter le vote multiple.
Afin de garantir l’intégrité du vote, les entreprises sont encouragées à joindre un récapitulatif de l’opération de vote électronique émis par le prestataire lors du dépôt de l’accord.
- Le dépôt des accords d’entreprise
Les accords d’entreprise peuvent être déposés sur la plateforme téléaccords, à condition de regrouper l’ensemble des exemplaires signés en un seul fichier pdf.
Afin d’en faciliter le traitement auprès des DIRECCTE, tous les textes pris pour faire face aux conséquences de l’épidémie de Covid-19, et notamment portant mesures d’urgence en matière de congés payés, de durée du travail et de jours de repos, doivent faire l’objet d’une codification adaptée lors de la téléprocédure.
Lors de la saisie dans l’onglet « thèmes », le thème déclaré de niveau 1 doit être renseigné de la manière suivante : la modalité « Autres thèmes (Rémunération, Durée et aménagement du temps de travail, etc.) » doit être cochée, accompagnée de la mention rédigée « COVID ».
PVB AVOCATS est à votre disposition pour vous aider à faire le point sur vos obligations et vous assister dans vos démarches.