La mise en place d’une prévoyance complémentaire nécessite un engagement formel de l’employeur auprès de ses salariés dit « acte juridique fondateur », matérialisé par un accord de branche ou d’entreprise, un référendum ou encore une décision unilatérale de l’employeur (DUE) constatée dans un écrit et remis à chaque salarié.
Cette formalité est obligatoire pour permettre à l’entreprise de bénéficier des exonérations sociales attachées à la contribution de l’employeur à un régime de prévoyance complémentaire obligatoire et collectif.
L’employeur doit donc être vigilant à double titre, non seulement lors de la mise en place du régime de prévoyance complémentaire, mais aussi lors de chaque modification de celui-ci.
Cette règle vient d’être récemment rappelée par la jurisprudence précisant la contribution patronale à un régime de prévoyance mis en place par DUE dont la modification n’a pas fait l’objet d’un écrit remis à chaque salarié que doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale (Cass. 2ème civ. 14 mars 2019 18-12.380).
1.Le recours à la décision unilatérale par l’employeur :
Le recours à la DUE ne dispense pas l’employeur de son obligation d’information et de consultation du CSE qui doit avoir lieu avant la prise de décision.
Elle doit être consignée par un écrit remis à chaque salarié.
L’écrit matérialisant la décision unilatérale de l’employeur doit préciser :
- Le contour des garanties et les modalités de mise en œuvre ;
- Le taux et la répartition éventuelle entre l’employeur et le salarié ;
- La durée de l’engagement de l’employeur ;
- Les modalités de sa remise en cause ou de sa dénonciation.
2. Quelles sont les conditions d’exonération de la contribution patronale au régime frais de santé ?
Pour rappel, l’employeur doit faire bénéficier tous les salariés d’une couverture obligatoire de remboursement des frais de santé et en assurer au minimum la moitié du financement.
Les contributions patronales de prévoyance complémentaire sont exonérées de cotisations de sécurité sociale sous certaines conditions, notamment :
- L’objet des garanties : le régime mis en place concerne des prestations complémentaires ou supplémentaires à celles servies par le régime de base ;
- Un régime frais de santé responsable : le régime doit respecter le cahier des charges des contrats dits « responsables » ;
- Les bénéficiaires des contributions et garanties ;
- La nature juridique de l’organisme prestataire : institut de prévoyance, mutuelles, entreprises d’assurance relevant du code des assurances ;
- Lanon-substitution des contributions à d’autres éléments de rémunération ;
- Les modalités de mise en place ;
- Le caractère collectif et obligatoire du régime
3. Que faire en cas de modification du régime de frais de santé ?
En cas de modification de la répartition du financement entre l’employeur et le salarié du régime complémentaire des frais de santé, celle-ci doit être portée à la connaissance de chacun des salariés selon les modalités prévues par l’article L. 911-1 du Code de la sécurité sociale.
Cette information peut prendre différente forme : courrier individuel, liste d’émargement, courrier recommandé. L’essentiel étant pour l’employeur de pouvoir justifier de l’information délivrée à chaque salarié.
Dans le cas contraire, la société ne pourra pas prétendre à la déduction de l’assiette des cotisations.
4. Quelles sont les conséquences d’une modification irrégulière ?
Une modification irrégulière du régime expose l’entreprise à deux risques importants :
- La réintégration de la contribution patronale dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale ;
- L’inopposabilité du nouveau régime de prévoyance aux salariés.
En d’autres termes, en l’absence d’information des salariés concernés, ces derniers pourront se prévaloir des modalités initiales du régime (ancienne répartition des contributions, niveau des prestations, etc.).
5. Incidences du « Reste à charge zéro » ou panier de soins 100 % santé
La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a institué un dispositif prévoyant le remboursement intégral à l’assuré des soins dentaires prothétiques, des frais d’optique et des frais d’audiologie dits « basiques » par la sécurité sociale et l’assurance complémentaire santé.
La mise en œuvre de ce dispositif 100 % santé passe par :
- une modification du cahier des charges du contrat responsable, cahier à respecter si l’entreprise veut bénéficier des régimes fiscal et social attachés au régime de prévoyance frais de santé ;
- une adaptation du panier de soins minimal légal.
Les nouvelles dispositions relatives à la couverture minimale s’appliqueront aux contrats souscrits ou renouvelés à compter du 1er janvier 2020 pour l’optique et le dentaire et à compter du 1er janvier 2021 pour les aides auditives.
Les accords d’entreprise et les décisions unilatérales des employeurs permettant de faire bénéficier leurs salariés de la couverture minimale de soins devront être adaptés dans les mêmes conditions.
Concrètement, tous les régimes frais de santé et notamment ceux institués par DUE seront prochainement modifiés, ce qui impliquera d’informer les salariés concernés.
Par ailleurs, le texte précise que cette adaptation doit être faite dans le respect de l’article 11 de la loi Evin s’agissant d’un régime complémentaire institué par DUE, ce qui sous-entend qu’en cas d’augmentation de la contribution salariale, les salariés présents dans l’entreprise ne pourraient être contraints de cotiser contre leur gré au nouveau régime.
PVB AVOCATS et son équipe sociale sont à votre disposition pour vous aider à faire le point sur vos obligations et vous assister dans vos démarches.