La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a adopté par une délibération en date du 06 mai 2021 (n° 2021-057) un référentiel afin de préciser les modalités de traitement de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative.
Ce référentiel constitue un outil bienvenu à destination des bailleurs professionnels, personnes physiques ou morales, et des agences immobilières, mandataires des bailleurs, afin de les guider dans leur mise en conformité au RGPD.
Sont toutefois exclus de ce référentiel, les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de locations saisonnières, qui ne constituent pas la résidence principale du preneur, ou de la gestion d’un patrimoine immobilier à caractère social.
1 Identité du responsable de traitement
Concernant la qualité du responsable de traitement, le référentiel distingue trois possibilités :
- En cas de gestion locative déléguée totalement à un professionnel de l’immobilier : le professionnel mandataire est considéré comme responsable des traitements.
- En cas de gestion locative réalisée directement par le bailleur professionnel : le bailleur professionnel est considéré comme responsable des traitements mis en œuvre.
- En cas de gestion déléguée partiellement à un professionnel de l’immobilier :
- le professionnel de l’immobilier est considéré comme responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre des missions que le propriétaire du bien lui a déléguées.
- le propriétaire est considéré comme responsable des traitements mis en œuvre dans le cadre des tâches qu’il n’a pas déléguées.
2 Précision des modalités de traitement
Le référentiel précise ensuite certains éléments spécifiques aux traitements des données à caractère personnel réalisés dans le cadre de la gestion immobilière, à savoir :
- la nécessité des données susceptibles d’être traitées par les bailleurs professionnels et/ou les agences immobilières en fonction de leur finalité ;
- les différentes bases légales envisageables en fonction des activités de traitement et de leurs finalités ;
- les destinataires auxquels les données peuvent être transmises en fonction de l’identité du responsable de traitement ;
- les durées de conservation des données.
3 Information des personnes concernées
La CNIL indique que dans le cadre des traitements de données à caractère personnel, l’information des personnes concernées (ici, les locataires et candidats à la location) peut être réalisés de deux façons :
- au moyen d’une politique de confidentialité papier jointe à la liste des pièces justificatives à fournir par le candidat à la location ;
- au moyen d’une politique de confidentialité insérée via un lien hypertexte au sein de l’annonce de location en ligne, des courriels à destination des candidats ainsi qu’au sein du formulaire de contact sur le site web de l’agence immobilière à l’attention des personnes intéressées par une annonce.
Il est également rappelé que lorsque les données personnelles de tiers sont collectées par le professionnel, telles que les informations relatives aux garants du locataire, la CNIL recommande une information par voie postale.
Toutefois, elle propose également une solution plus opportune pour les bailleurs et agences immobilières à savoir, la fourniture d’un document informatif au candidat à la location, à la condition que ce dernier s’engage à le communiquer à ses garants.
4 Portée du référentiel
Le référentiel n’a pas de valeur contraignante. Toutefois, tout non-respect de ce référentiel par un professionnel devra être justifié en cas de contrôle par la CNIL. Selon la CNIL, le respect de ces termes permet donc en principe d’assurer la conformité des traitements de données mis en œuvre par les organismes.
PVB AVOCATS et son équipe dédiée sont à votre disposition pour vous aider à assurer votre mise en conformité au RGPD ainsi qu’aux nouvelles précisions apportées par ce référentiel.